​ 

PLEASE READ CAREFULLY AS  OUR TERMS & CONDITIONS ARE BINDING 

The purchase of any travel services offered by Ultimate Frontier Outlands Pvt. Ltd (hereinafter 'UFO') 

constitutes a contractual arrangement between you and Ultimate Frontier Outlands Pvt. Ltd. and 

represents your unconditional acceptance of the terms & conditions set out herein. The terms and 

conditions shall be binding on you and all the travel companions booked by you and affect booked 

travelers rights, designate governing law and forum for the resolution of any and all disputes. Please 

ensure that you read carefully and understand these prior to booking as your booking represents your 

unconditional acceptance of all UFO Terms & Conditions. 

Your Contract: 

Payment of a deposit to book a trip either directly with UFO or its appointed agent constitutes a contract 

between you, any travel companions booked by you and UFO. Appointed agents selling UFO tours are 

authorized to do so by way of written agreements with  UFO. A booking is deemed accepted only when 

UFO acknowledges receipt of the deposit via email or an invoice. UFO and its agents reserve the right to 

decline any booking. All bookings are accepted on the basis that you agree to all the terms and conditions 

outlined herein. You are obliged to provide true, accurate, updated and complete information to the extent 

needed by us to process your reservation. While UFO will make all efforts to offer updated and correct 

information on its website, you agree to use UFO website on an 'as is' or 'as available' basis without 

warranties, at your own risk. UFO makes no guarantees on the content, quality, accuracy, completeness, 

effectiveness, reliability, appropriateness, usefulness of its website content or that the data or server will 

be uninterrupted or error-free. We reserve the right to refuse service to any traveler for any reason 

whatsoever, at any time before or during the trip. 

Tour Operator Terms & Conditions: 

Carefully selected partner companies that are specialists in their field manage UFO tours. Therefore, at 

times, in addition to the standard terms and conditions of UFO, the terms and conditions of other travel 

companies shall also apply. This is indicated under ‘About us’ on the trip pages on the website and you 

will also be advised of these at the time of confirmation of your booking. It is understood that you have 

and accepted these additional terms and conditions before booking your trip. UFO also represents and 

sells other International tour company products and in such situations your contract is with the 

International tour company and UFO is not liable for any services offered by other tour operator. 

Services Liability: 

Services that are being offered to you are limited only to the those included in your booking confirmation 

/ invoice and there is no verbal or written offer of any service other than the ones expressed in your 

confirmation. Suppliers, including but not limited to trains, cruises, ferries, accommodations, and 

 

 

restaurants providing the services and in the business of operating the tours come together to make up the 

complete trip offered by UFO. Though carefully researched and appointed, these are not owned, managed, 

or controlled in any way by UFO. They are local operators and third parties completely independent of 

UFO. Services sourced from such suppliers do not form any part of the services governed by these Terms 

and Conditions, even if UFO may use their services to fulfill your contract. In such cases, your contract 

for such services is with the supplier or service / tour operator of that activity and is subject to their Terms 

and Conditions, which is governed by their limitations of liability and the laws and regulations of the 

country they operate in. UFO is not responsible and liable for any deficiency for any act or omission or 

deficiency in the service of these suppliers and operators or their employees or agents or any other 

person(s) connected with them. 

Itinerary accuracy: 

The information given in the itinerary is as accurate and updated to the best of our knowledge. However, 

itinerary and other website content is often supplied by third parties, prepared months in advance and 

circumstances can change due to events beyond our control. Therefore, UFO is not responsible for any 

errors or inaccuracies. However, we will do our best to correct errors once they are brought to our notice. 

Fit enough to participate: 

UFO offers vacations that require varied levels of fitness. The level of difficulty can be based on extent of 

physical stress, the terrain, weather and / or climate and the degree of difficulty for the specific trip and 

some trips can be physically demanding. To enable you to choose appropriately and prepare accordingly 

carefully review the level of difficulty of each trip before booking the same. If you have any doubts about 

a trip’s level of difficulty, please contact us prior to booking the trip. We will be able provide you with 

more details, however, we are not medical experts and it is your responsibility to obtain medical advice, 

the latest health requirements including inoculations and vaccines before you join a trip. 

UFO takes no responsibility for your inability to cope with the level of difficulty on a trip. While most 

holidays do not require specific preparation, a reasonable level of fitness adds to your experience. The 

onus of being fit, healthy and in shape before getting on the trip rests with you. 

While there are no age limitations on any of our trips, any disability, pregnancy, mental or physical or any 

other medical condition that may affect your fitness to travel must be revealed at the time of booking the 

trip. Failure to share this information with UFO can result in cancellation with full cancellation  penalty. 

UFO reserves the right to refuse any traveler they feel may be unfit to travel or complete the trip. 

Trip Price: 

 

 

All prices are per person based on double /twin occupancy and quoted in currency specified. Prices are 

valid only for the calendar year and itineraries, prices and inclusions for any year are indicative only. 

Modifications to the itinerary for any reason or a smaller group size may affect the published trip price 

and any increase must be borne by the traveler. Though UFO sells in different currencies Indian travelers 

are required to pay in Indian Rupees. UFO reserves the right to determine and apply the rate of exchange 

for any conversions. Prices are based on costs, local taxes and exchange rates known at the time of 

publishing / posting to the website and are subject to increase at any time, without prior notice, till the 

time the tour has been paid for in full. Once, UFO has received your full tour payment, you are secured 

against price fluctuations until unless increase in government tax, applicable permit or entry fees as per 

destination. Any increase in costs prior to the date of departure will be notified to you and additional costs 

will have to be borne by you. Prices cover land costs only and do not include airfare unless specified. 

Payments made by credit card will attract credit card charges in addition to tour price. For Visa and 

Mastercard this charge is 2.75% and for American Express cards it is 3.5%. All prices include Service Tax 

and payments made in India are not required to pay this in addition to the tour price. 

Discounts and Promotions: 

UFO reserves the right to introduce and withdraw any promotion or discount at its discretion. Discounts 

strictly apply to new bookings and bookings with paid up deposit are not entitled to the reduced pricing. 

Bookings cancelled to be re-booked attract cancellation charges. 

Reservation: 

Any reservation request sent by you including reservations made over the phone is binding. Your booking 

is subject to availability and is not confirmed until UFO has emailed you a formal confirmation. Please do 

not make any non-changeable arrangements pertaining to your trip until you receive your confirmation. 

Once your booking has been confirmed, UFO will communicate it to you in writing, provided the 

non-refundable deposit for your trip has been paid to UFO. 

Inclusions & Exclusions: 

Inclusions for each trip are different and the accommodation, meals, arrival or departure transfers, guides, 

entrances fees, equipment and baggage handling, if included, are as specified with the itinerary. Unless 

otherwise stated, insurance, international and domestic airfares, cost of obtaining passports and visas, 

airport departure taxes, excess baggage charges, gratuities to guides, drivers and camping staff, meals 

other than those specified in the itinerary, beverages, personal expenses such as laundry, phone calls and 

optional tour prices are excluded from your trip price. 

Itinerary Changes: 

 

 

While we endeavor to operate all our trips as described, UFO reserves the right, to change, modify, alter, 

cancel, add to and / or discontinue any service, itinerary, resort / hotel, and price at any time, as it deems 

necessary or desirable, without an obligation to provide you with notice or reason of any such changes. 

Changes may become necessary due to unforeseen circumstances or circumstances beyond the control of 

UFO. Changes may also be made for your safety or for maximizing on your experience. Where we may 

know of changes sufficiently in advance, we will notify you. Otherwise, our local representative or guide 

will inform you of the changes while on the tour. Every effort will be made to operate trips as planned, but 

alterations may occur even after the trip has started. Wherever possible, UFO will do its best to provide 

alternatives at no extra cost with the intention that the trip may continue, however, UFO reserves the right 

to pass on, to trip participants, any additional expenses or losses caused by delays or events beyond their 

control. UFO is also not liable to pay any compensation for any loss arising as a consequence of trip 

curtailment, alteration, extension or cancellation on account of reasons beyond its control and due to 

unforeseen reasons. Travelers are not entitled to make a claim for loss arising as a consequence of 

cancellation or curtailment in these circumstances and you expressly agree that, in any event, the 

maximum liability of UFO will be limited to the trip cost. 

You accept that the nature of the trips UFO offers requires considerable flexibility and that you are 

agreeable to alternatives including but not limited to a change in route, schedules, itineraries, amenities 

and mode of transport, without notice if local circumstances, events or situations demand such a change. 

Deposit & Payment: 

For bookings made more than 60 days before departure, UFO requires a non-refundable deposit of 30% of 

the trip amount or equivalent per person per tour, to confirm your reservation. The balance payment is 

required 60 days before departure. Failure to pay the balance due 60 days before departure will result in a 

cancellation of your booking. The non-refundable deposit collected will be treated as a cancellation fees 

in such a situation. For bookings made within 60 days of departure, full payment must be made at the time 

of booking. For all purposes, UFO will consider the funds as received on the date they are credited to its 

account and not on the date of the payment being made by you. 

Deposit, payment and cancellation policy for certain tours, marathon tours, special departures, other 

brand tours, expeditions, may differ with regard to deposits due, full payment deadlines and these are 

specified on the itinerary pages when applicable. 

 

Revision Fees, Name Change and Transfer of Bookings: 

Please be as sure as possible of your plans when you book, as any change after the booking is confirmed 

is subject to availability and may attract a change of fee according to the current price of the tour. Any 

change within sixty (60) days of departure is considered a cancellation and attracts standard and normal 

 

 

cancellation fees. UFO can hold the deposit amount for a period of six months from the date of 

cancellation  and the client can transfer the amount to another trip should he choose to travel with UFO in 

the next 6 months.  Change in itinerary, destination and departure dates are not treated as amendments and 

attract cancellation charges, as they often lead to additional cost. Unless the tour conditions state that 

bookings are non-transferable, change of name and transferring the booking to another traveler is 

permitted up to 45 days before departure with the payment of the revision fees, plus any other charges 

levied by hotels, ground operators, airlines etc. Bookings cannot be transferred to other travelers within 

45 days of departure. Name change and transfer of booking is not permitted when a flight, train or cruise 

service is included in the tour price. 

Cancellation by you: 

In the event of the cancellation of a tour, the following are payable in addition to other fees that we may 

have incurred such as visa fees, insurance charges etc. Total price does not include any discounts, 

promotions, or special incentives. 

Standard Cancellation: 

Any deposit or amount that has been transferred to UFO accounts (USD & INR accounts) will not be 

refunded. UFO will, however, will hold these deposits for the next six (6) months from the date of 

cancellation and the client can use the deposit to adjust the amount in any other itinerary that the client 

wishes to travel with UFO. After the end of six months from the date of cancellation, the amount will not 

be refunded or adjusted anywhere or in any other trip.  

●50 days or longer prior to arrival, deposit  and any non recoverable permit and park fees  cost(e.g. if any client cancels once booking has been finalized. We will hold the deposit for 6  months from date of cancellation and the amount can be adjusted in the same or any other trip  that you book with us. The amount will not be transferrable to any other person)     ●30-49 days prior to arrival, 50% of the total invoice will be payable and any non recoverable  permit and park fees cost (e.g. if any client cancels once booking has been finalized.)

●less than 30 days  prior to arrival, 100% of the total invoice will be payable

All cancellations must be sent in writing to UFO and must be signed by / from the email address of the 

trip participant who made the booking. In case you have to withdraw from a tour after it has begun for 

reason such as illness, a medical certificate and other documents are necessary in support of any insurance 

claim, if applicable should be given. The date of cancellation will be the date on which it is received and 

acknowledged by UFO and cancellation fees will be determined based on this date. There are no 

exceptions or waivers to cancellation charges irrespective of the reason for cancellation; we therefore 

recommend insurance coverage to protect against tour cancellation charges. There is no refund for  

 

 

arriving late or leaving a trip early. Private room, extra night, airport transfers are considered part of the 

total trip cost and are subject to cancellation fees. Percentage charges are calculated on total trip cost. All 

other costs must be paid in actual. 

Above cancellation charges are applicable only to those trips where the website conditions for that trip do 

not specify any other condition or cancellation policy, including but not limited to time lines for 

cancellation and charges applicable. 

Cancellation by us: 

UFO reserves the right to cancel or reschedule any trip, for any reason including inadequate number of 

participants. Except in the case of Force Majeure or unforeseen circumstances outside the control of UFO 

- when we may cancel a trip any time prior to departure, cancellations will be made no less than 30 days 

before departure. 

Participants will be notified of such cancellation in writing with an alternate date of departure, if available 

or an alternate tour, if available. You may accept this trip or request another trip of your choice. The 

difference in cost if applicable will have to be borne by you. If no alternate trip option suits you, we will 

refund the payments accepted by us towards your original trip price. UFO will, under no circumstances, 

assume responsibility for any additional costs, credit card charges incurred at the time of paying or any 

fees relating to the trip or for any travel arrangements including but not limited to flight cancellation, rail, 

visas costs etc. not made through us and other bookings made by you etc. 

The company reserves the right to decide which cancellation situations deserve compensation and the 

value of such compensation. Cancellation policy for special departures may differ with regard to charges 

and these are specified on the itinerary pages if applicable. 

Cancellation for non-payment: 

If your trip dues are not paid for by the due date, UFO reserves the right to cancel the holiday and 

standard cancellation charges will be applicable. 

Child Policy: 

Minimum age of the child allowed on a particular tour differs based on the travel style and destination. 

Please refer to the itinerary pages to choose an appropriate tour if you are travelling with a child. 

Travelers below 18 years of age must travel with and share accommodation with at least one adult over 21 

years of age and a maximum ratio of two children per adult, per booking is permitted. UFO reserves the 

right to restrict the total number of children on any tour. The child prices are indicated with most  

itineraries or may be requested. Extra beds for children, even if they are below 12 years of age, may cost 

 

 

extra. Please consider the ability of your child before booking a trip as unutilised services are not 

refundable. Children are not permitted on certain tours and UFO reserves the right to deny participation to 

any individual below 18 years of age, if it is not convinced of the ability of the child or any reason. 

Children travelling with only one parent or without their parents are required to carry a notarized letter by 

the non-travelling parent or parent’s authorization the child’s travel. 

 

Meals: 

Any special dietary requirements or meal request are accepted on a request basis only basis. Due to the 

remoteness and potentially extreme conditions on certain trips, the ability to accommodate special 

requests is limited and UFO cannot guarantee special meal requests nor assume any responsibility or 

liability if your special meal requests are not met. 

Accommodations: 

Details of the accommodation included in your trip will be intimated to you at the time of booking. Our 

range of accommodation options is varied and depends on the destination and the tour style. Most of UFO 

trips are based on accommodations that reflect the local experience and at times, such accommodations 

frequently do not qualify for a star rating. Hotel rooms at times may also be unable to accommodate more 

than 3 persons. Triple rooms are usually the same size as twin rooms and an additional extra bed or a roll 

away bed is provided for the third person. 

Check-in: 

Early check in is not included in your tour price and UFO will do its best to facilitate this service with 

hotels; however, it is never guaranteed. Typical check-in time ranges from 1200h to 1600h. Should you 

wish to have an early check in guaranteed upon arrival at any destination. UFO can arrange this for an 

additional charge. Please ask for details and prices. 

Early Arrival: 

You may wish to arrive a day or two before the start of your trip to allow time to relax and refresh after 

your journey or even to explore on your own. Please ask for details at time of booking. Please consider 

possible flight disruptions and cancellations caused by inclement weather conditions, depending on the 

season of your travel at the time of booking your flights. 

Insurance: 

It is mandatory to have a comprehensive insurance policy cover for cancellation, medical expenses,  

personal accident, loss of personal baggage and money and public liability on all trips with UFO. UFO 

 

 

does not take any responsibility for personal belongings or valuables lost or stolen at any time during the 

trip as well as for loss or damage on account of wear and tear during travel. UFO reserves the right to 

refuse you on a trip if you do not have an adequate insurance policy. Proof of insurance must be arranged 

prior to departure and must cover you against personal accident, injury, death, medical expenses as well as 

loss of deposit or cancellation fees from trip cancellation and trip curtailment, theft / loss of luggage / 

personal effects. We require a mandatory insurance coverage of US$ 200,000 per person including 

Emergency Evacuation/Repatriation insurance. Proof of this is required prior to travelling. Insurance can 

be arranged through UFO. 

Airfares: 

Unless stated otherwise, flights are not included in the tour price. When we provide assistance with 

airfares and booking flights it is always additional to the tour price. Flight costs quoted by us are not 

guaranteed and flights will be reserved and issued only on receipt of full payment. Flight bookings made 

by us are non-refundable and non-changeable. Once issued, it is your responsibility to keep your ticket 

safely as well as ensure that the flight timings have not changed. We are not responsible for lost tickets 

and changed flight timings. When you make your own flight arrangements, UFO will not be responsible 

for losses from flight cancellation charges on account of changes in trip itineraries or travel dates. We 

recommend that you do not purchase airline tickets with high charges for changes and cancellation. It is 

your responsibility to check that flights match with your trip arrival and departure dates. By purchasing 

your flights through UFO, you waive all liability for UFO for this service. Airlines being independent 

operators that are not owned, managed or operated by UFO, your contract will be with the air carrier only, 

even if you purchase through UFO and it is not responsible if an airline cancels, reschedules, or delays a 

flight for any reason. If you miss your departure flight or connection, it is your responsibility to work with 

the airline to reach your destination. No refunds will be provided for portions of trips missed due to 

cancelled or delayed flights and UFO is not responsible for any additional expenses you may incur to join 

the trip. 

 

Passport, Visa, Health Certificates & Travel Documents: 

Please note that you are responsible for obtaining visas along with any other required documentation 

applicable for entry into your vacation destination, and for meeting all health and other requirements and 

any documents required by laws, regulations, orders, and/or requirements of the countries that are 

included in your trip. You are required to apply for your own visa. It is your responsibility to provide all 

the required documents for processing the visa in a timely manner if you have engaged the services of  

UFO to process your visa. UFO is not liable if the consulate, for any reason whatsoever, rejects the visa 

 

 

application made by you or UFO on your behalf. Standard cancellation policy applies in case you have to 

of cancel on account of visa rejection. Visa charges are non-refundable. 

A valid passport with a validity exceeding at least six (6) months after the return of your journey is the 

standard requirement for most countries. Your passport should also have sufficient blank pages for visa 

and immigration stamps. Multiple-entry visas may be required for some vacations. UFO is not responsible 

if you are denied entry to a country for non-compliance of these requirements or for any other reason. A 

copy of your valid passport must be submitted to UFO for records. 

Packing lists given by UFO are purely advisory and we are not responsible for errors or omissions as a 

result of you following them. All travel documents including travel certificates, flight tickets, vouchers, 

itineraries and invoices are sent via email once the full payment is received, approximately 2 to 3 weeks 

before departure. Travel documents that need to be sent by courier are at an additional charge depending 

on the country these are to be sent to. Please ensure that you check the most updated Trip Information at 

least 72 hours prior to the trip to appraise yourself of any minor changes that may have been updated after 

the travel documents are mailed to you. 

 

Personal Responsibility: 

You are responsible for verifying the correct dates mentioned on the travel documents and you are 

responsible for your personal health being adequate to meet the physical demands of a particular trip. You 

also undertake that you and your travel companions, for whom you have signed up, do not suffer from any 

condition or disability that could create a hazard to your own wellbeing or to others on a trip. UFO 

reserves the right to decline accepting and / or removing from a trip, any participant, at his or her sole 

expense, whose condition could create a hazard to any other member of the trip, including themselves. 

You shall be solely responsible for compliance with the laws of each country you visit, including all 

traffic regulations. Please verify the rules and regulations of each country you visit. Please note that we do 

not provide helmets on all of our cycling trips and you are required to carry your own. 

Complaints: 

While on tour, any dispute on services included and delivered must be brought to the attention of the tour 

leader or UFO local representative for immediate resolution. Failure to attempt resolving it whilst on tour 

will diminish the traveler’s ability to claim compensation for service deficiency. In case of a continued 

disagreement of the situation, you must obtain a written statement from the local office detailing the issue  

and submit it to info@ufoadventuretravel.com or mail us at the registered office within 15 days of the end 

of the journey, along with your complaint. This is mandatory for UFO to take up the matter with the local 

 

 

suppliers to help you resolve the issue. Complaints received any later than this specified period will not be 

accepted for investigation or compensation. 

Baggage: 

Baggage handling and assistance may or may not be included and when not included participants are 

expected to handle their own luggage. Please read the trip inclusions to know if porterage is included on 

your trip. Weight restrictions apply on most routes and are fairly stringent on some routes especially those 

that include regional air flights. We recommend that your baggage does not weigh more than 10 kilos on 

our trips. Baggage and personal effects are at your risk throughout the trip. You are solely responsible for 

your personal belongings while on-trip. UFO is not responsible for the loss of baggage, goods, air tickets, 

passport, cash, traveler's cheques, or any other travel document or item owned by you while on tour, 

whatever the cause. Please check with the airline directly for other baggage restrictions applicable to your 

international flights. 

Gratuities and Tips: 

Gratuities for professional guides, hotel / restaurant staff, drivers, driver-guides and camp staff, trackers 

and porters is not included. Although it is at the traveler's discretion to offer these, based on the level of 

satisfaction with the service, it is customary to pay these and we recommend that you budget for these to 

be paid at the end of the trip or upon receiving the services, as the case may be. You may contact us for 

recommended guidelines for your trip. 

 

Photographs: 

UFO reserves the right to take photographs of you during any trip or part thereof and to use them for 

promotional purposes. By booking a trip with us, you automatically grant us royalty-free, perpetual, 

worldwide and irrevocable license for using your images in photographs and videos that may be used for 

promotional material, website, social media, collateral and any other marketing and publicity materials. 

UFO does not require your prior consent and does not need to compensate you for such use of your 

photographs or videos. Should you have any reservations about your images not being used, please inform 

UFO at the time of booking your trip. Pictures used on the website and collateral are meant for marketing 

purposes. These do not imply the inclusion of the pictorial content to be a part of your vacation or any 

guarantee that you will experience, encounter or view whatever is depicted through the pictures. 

On-trip behaviour: 

 

 

Punctuality is valued on our trips and UFO is not liable for any losses, including refund, for missed 

services that are a result of your late arrival at a designated time and place. All travelers are required to 

behave in a manner that is acceptable and conducive to group travel if you are on a guided trip. We 

reserve the right to remove any participant causing distress or annoyance to co-travelers or who may 

endanger or damage property of any supplier or to other travelling companions, without assigning any 

reason whatsoever. No refund for unused services is possible in such cases. 

Authority on Guided Trips: 

You agree to comply with the laws, foreign exchange and drug regulations of all countries you will be 

visiting and to follow our responsible travel guidelines. You also agree to abide by the authority of the 

group leader designated by UFO. The decision of the tour leader is binding on all participants on matters 

that affect the safety or well-being of any person participating in the trip. Behavior that causes danger, 

distress or annoyance to others, decision or interferes with the mobility of the group can result in the 

group leader terminating your participation from the trip, with no right to refund for missed or unused 

services. 

Guaranteed Departures: 

Our trips are not guaranteed to operate unless the trip specifies it and unless the minimum group size 

specifically stated has been met. At times, departures may operate with just one traveler. Guaranteed 

Departure dates are only mentioned on the website. Any other source of this information including our 

brochures and other printed materials are subject to change. Guaranteed departures are subject to 

cancellation in force Majeure and other situations beyond the control of UFO, that may make it necessary 

to cancel the trip. 

 

Equipment: 

You are solely responsible for ensuring that you are ready for the trip in every way, including physical and 

mental conditioning. You are also expected to carry the right clothing and equipment, apart from that 

being provided by UFO or its suppliers and partners. 

Optional Activities: 

Optional activities do not form part of the trip or this contract. You agree that any assistance provided by 

us, our ground handling partners or any representative of the company does not render us liable for them  

in any way. Your contract for such activities will directly be with the activity provider and you hereby 

release UFO from all claims and causes of action arising as a result of your participation in these. 

 

 

Claims and Refunds: 

Refunds are not possible for any missed or unused services including voluntary termination / departure 

from tour on account of sickness, death of a family member etc. late arrival on the tour, premature 

departure voluntarily or involuntarily. For refund claims to be considered, they must be received in 

writing within ten (10) days after the end of a trip and be accompanied by supporting documentation 

and/or a statement from the local tour operator representative verifying the claim. Any refunds 

considered, will be based on the actual price of the services only. And the decision of the company on the 

quantum of refund shall be final. There is no refund payable for partially utilized ground arrangements. 

UFO is not responsible for refund of fees charged by third parties during the tour. There is also no refund 

if you do not utilize any service included in the trip cost including meals, rooms, excursions etc. Nor can 

any refund be made for lost, mislaid or destroyed travel vouchers. There shall be no refund if you fail to 

join a trip at the commencement of the trip, or join late or leave before culmination of the trip. UFO will 

not accept any liability for any claims that are not received within 10 days of the termination of the trip. 

Refunds, if any, are payable directly to tour participants by UFO. It can take up to 45 days to process such 

refunds. All refunds due to Indian nationals resident in India will be made in INR only, at the rate of 

exchange prevailing on date of refund. Refunds to travelers in other countries will be made in the same 

forex denomination in which the payment was received. The refund will be in favour of the traveler 

directly, irrespective of the booking channel. All refunds exclude charges applied to credit card 

transactions at the time of making the payment. 

Liability: 

UFO is a travel organizer only. We do not control or operate any airline, hotel company, restaurant, 

attraction, transport, or any other facility or service mentioned in our itineraries. UFO has taken every 

reasonable step to ensure that the trip preparation meets the required standard. We have carefully selected 

our service providers and ensured that service-descriptions are accurate, but because we only select and 

inspect them and have no control in their management and running, we cannot be held liable for injury, 

damage, loss, accident, delay or irregularity which may be arise (directly or indirectly) through acts or 

deficiencies of suppliers engaged in delivering a specific service. Terms and conditions of suppliers when 

applicable are expressly indicated when they are. 

The liability of the supplier may be limited or excluded and determined by their local laws and 

regulations, as may be their service. Standards of hotels, transport safety, hygiene varies and are often not  

comparable to many western countries or bigger cities. UFO is also not liable, in addition or beyond the 

suppliers liability, for non-performance by the individual service providers, be it through willful or 

 

 

negligent acts and/or omissions of their suppliers or their employees, agents, or representatives including, 

without limitation, their failure to deliver partial or inadequate delivery of services. 

UFO shall not accept any liability or responsibility for any damage, loss, injury, accident, death, delay, 

breakdown or irregularity, which may occur while carrying out the tour arrangements that arises as a 

result of any reason that is not the fault of UFO or its retailer acting on its behalf or that of another 

supplier of services. These include reasons attributable to the traveler, or to any third party, or 

unforeseeable or unavoidable circumstances that couldn’t not be foreseen or forestalled despite everyone’s 

best efforts. 

In the event of a traveler falling ill or suffering any accident during the journey, all hospital expenses, 

doctor fees, repatriation expenses, any other charges incurred as a direct or indirect result of your illness / 

accident are the travelers responsibility. UFO reserves the right to claim any additional expenses incurred 

due to delay or changes in train, airplane, bus, ship or other service, weather conditions, strikes, war, 

quarantine, any other cause whatsoever and all such loss or expenses must be borne by you. You expressly 

agree to indemnify UFO against all third-party claims, actions, damages and remedies which may be 

brought against us by anyone in respect of your participation in the holiday. You agree that you will not 

hold UFO, its agents, employees and representatives liable for any accident, injury, costs, property 

damage, theft or personal loss. 

Release of Liability: 

You accept that the very nature of active, adventure travel requires a degree of personal risk. You are 

likely to visit places where political, cultural and geographical attributes present certain risks, dangers and 

physical challenges. By booking a tour with UFO, you accept that you are aware of the personal risks, 

dangers and challenges attendant upon such travel and that you assume the risk involved. You hereby 

assume all such risk and release UFO from all claims and causes of action arising from such damages or 

injuries or death resulting from these inherent risks. It is your responsibility to familiarize yourself with 

customs, weather conditions, physical challenges and laws in effect as well as your local embassy 

contacts in each destination. 

Your acceptance of the tour terms and conditions automatically implies your acceptance of the 

participation declaration given below. Your acceptance also implies that travelers booked by you have 

also read and agreed to these terms and conditions. You assume all liability for travel companions booked 

by you. 

‘I agree, warrant and covenant that I hereby, for myself, my heirs, executors, administrators and assigns,  

and anyone entitled to act on my behalf, release and discharge UFO, its representatives, agents and 

 

 

employees, from any and all claims of injury or damages suffered by me as a result of my participation in 

a trip with UFO. I am aware that activities of all nature, including but not limited to cycling, trekking, 

hiking, running, water-sports are potentially hazardous if one is not medically fit and trained. I assume all 

risks associated with my activity based vacation, including but not limited to, falls, contact with other 

travelers, the effect of the weather, traffic, conditions of the roads and trails and all such risks and 

dangers that are inherent with unconventional holidays. 

I understand that I am travelling to geographical areas where standard of accommodation, transport, 

safety, hygiene, medical facilities and infrastructure development may not be of the standard that I am 

familiar with. I also understand the proper physical conditioning required for me to take this trip and I 

hereby certify that I am in physical condition and good health to undertake this trip. I am also 

undertaking that I have provided details of any pre-existing medical conditions I may have. 

Further, I agree that optional activities are not part of the trip and that these are provided and managed 

by independent operators. If I elect to partake in any such activity, I will be assuming full responsibility 

for any risks involved during these’. 

 

Limits  on UFO's Responsibility: 

UFO its employees, shareholders, officers, directors, successors, agents and assigns, do not own or 

operate any entity which is directly engaged in providing services on your trip. It purchases transportation 

(by aircraft, coach, train, vessel or otherwise), hotel and other lodging accommodations, restaurant, 

ground handling and other services from various independent suppliers. All such persons and entities are 

independent contractors. As a result UFO is not liable for any negligent or willful act of any such person 

or entity or of any third person. In addition and without limitation, UFO is not responsible for any injury 

(including emotional distress and physical injury), financial or physical loss, death, illness, inconvenience, 

financial costs both direct and indirect incurred, delay or damage to personal property in connection with 

the provision of any goods or services whether resulting from but not limited to the commencement of the 

trip being affected by acts of God or force majeure, illness, disease, acts of war, damage or other loss or 

detriment to person or property caused by Act of God, civil unrest, insurrection or revolt, animals, strikes 

or other labour difficulties, war or war like operations, civil commotions, criminal or terrorist activities or 

threat thereof of any kind, overbooking or downgrading of services, food poisoning, mechanical 

breakdowns or failure of any transportation mechanism to arrive or depart on time, interference by 

authorities, political disturbance, however and wherever they may arise or be caused, riot, insurrection 

and government restraint, fire, extreme weather or any other cause. 

There are many inherent risks in active touring of the type involved here, which can lead to illness, injury,  

or even death. These risks are increased by the fact that some of these trips can be to remote locations, far 

 

 

from medical facilities. Travelers explicitly assume all such risks associated with participating in this 

program. 

To the extent that an Implied Warranty cannot be excluded, the responsibility and liability of UFO, in the 

capacity of tour organizer, is strictly limited to no more than the tour price paid by the trip participant. 

Claims for indirect consequential loss, loss of profits or economic loss and for indirect, special, punitive 

or exemplary damages, however they may be caused, excluded as UFO takes no responsibility for it. UFO 

can under no circumstances be held responsible for damage caused by a trip participant's unauthorized 

action, or damage caused by third parties, natural disasters, force majeure or occurrences over which UFO 

has no influence or control. 

Dispute Resolution: 

In case of any dispute between you and UFO directly or indirectly relating to any terms and conditions set 

herein, UFO shall endeavor to amicably settle and resolve any dispute or difference arising out of or in 

relation to this contract, failing which either party may refer such dispute to arbitration which shall be 

conducted in accordance with the Arbitration and Conciliation Act, 1996 and the Rules hereunder. The 

venue of arbitration shall be Bangalore and arbitration shall be conducted in English. The decision of the 

arbitrator shall be final, binding and non-appealable except in case of manifest error. Judgment upon the 

award may be rendered in competent courts in Saharanpur only and no other courts. In those instances 

where the dispute or difference referred to arbitration relates to or involves any matter or thing in respect 

of which the decision, opinion or determination of UFO is final and binding on parties in terms of the 

contract, such decision, opinion and/or determination as the case may be, shall be final, binding, and not 

subject to arbitration. The arbitration award shall be binding and enforceable, and the prevailing party 

shall be entitled to an award of costs and reasonable attorneys fees. 

Proprietary Laws: 

Content, including pictures, descriptions, information, design elements and other graphics on UFO 

website are protected by proprietary laws including but not limited to copyright, trademark, patents, 

intellectual property etc. The website also includes third party content that is owned by them in a similar 

manner. You are not allowed to copy, change, claim, and display or reuse in any manner, any parts of any 

content without prior written permission. 

Severability: 

In the event that any term or condition contained in these Booking Conditions is unenforceable or void by  

operation of law or as being against public policy or for any other reason, then such term or condition 

 

 

shall be deemed to be severed from this contract or amended accordingly only to such extent necessary to 

allow all remaining terms and conditions to survive and continue as binding. 

Governing Law: 

All terms and conditions stated herein are governed by the laws of the Republic of India. All online 

bookings are deemed booked in India and are subject to Indian law and jurisdiction. Any disputes, claims 

and actions against UFO must be submitted under the jurisdiction of the courts at Saharanpur, India only. 

These terms and conditions are subject to alteration and updates at any time and the latest version may be 

found on UFO website www.ufoadventuretravel.com.You explicitly agree that you have read and 

accepted the terms and conditions set herein. 

Registered Address: 47, Green Valley, Jakhan, Dehradun -248001 Uttarakhand India